La acumulación de documentos a veces se convierte en un problema que muchas organizaciones no saben cómo gestionar

Muchas empresas van a cerrar su ejercicio fiscal este 31 de diciembre y volverán a preguntarse cuáles son los documentos que se tienen que conservar a efecto fiscal o mercantil y los que se pueden destruir.

La respuesta no es siempre fácil por no ser única al tener que contar también con los documentos en materia laboral, social, de prevención de riesgos laborales o de protección de datos personales que pueden tener diferentes periodos de prescripción según el Código Civil, el Estatuto de los Trabajadores o en la Ley General Tributaria.

Ante las dudas de posibles plazos especiales de retención, muchas organizaciones optan por seguir guardando esta documentación y asumir los innecesarios costes que implican.

Le detallamos a continuación algunas sencillas pautas que le permitirán poder destruir periódicamente y de forma segura los documentos que se han quedado obsoletos y así liberar espacio, reducir el riesgo de fugas de información y simplificar la tarea de mantenimiento de su archivo.

1º Crear una lista exhaustiva de cada tipo de documentos por departamento con su respectivo plazo de conservación y normativa aplicable. Es importante que cada colaborador (incluida la dirección de la empresa) participe en esta nueva política de gestión empresarial y que esta tabla sea una verdadera y dinámica herramienta de trabajo.  

2º Clasificar y archivar la documentación para una rápida y fácil recuperación.

Todos los documentos tienen que estar correctamente colocados en una unidad de archivo (archivador definitivo, carpeta con anillas AZ...) con la información siguiente:

•          Nombre del Departamento.n
•          Año de creación (Si los documentos son de varios años, considerar el año más reciente)n
•          Identificación del contenido (resumen por título, tipo de documento,…).n
•          Año de destrucción (Año de creación + plazo de retención + 1 año)n
•          Nº de la unidad de archivo (archivador definitivo, carpeta AZ..) dentro de la serie documental para garantizar su trazabilidad.n

3º Controlar el ciclo de vida de sus documentos desde su origen hasta su fin.

Si gestiona internamente su documentación, establezca unas rigurosas normas tanto de conservación como de destrucción para evitar que sus documentos acaben volando por las calles o que su empresa sea noticia destacada en televisión cuando usted los daba por destruidos. Recuerde que, además del daño a la imagen de la empresa, el incumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) puede acarrear graves sanciones (que pueden llegar hasta los 600.000 euros).

Si decide externalizar la destrucción, asegúrese de que la empresa contratada le garantice la seguridad, confidencialidad y trazabilidad de sus documentos con, por ejemplo, la entrega de un certificado de destrucción.

Hay que destacar que muchas empresas se preocupan cuando se tienen que deshacer de grandes cantidades de papel. Sin embargo, descuidan la documentación del día a día generados por los distintos departamentos. Este error común tiene una fácil y económica solución: los contenedores de destrucción segura (recomendamos los contenedores de aluminio para una mayor seguridad) colocados en puntos estratégicos de sus oficinas y que le liberará de la responsabilidad que algunos documentos sensibles puedan caer en manos no deseadas.

En el caso de externalizar la destrucción, la empresa contratada recogerá los contenedores y se encargará del proceso. La trituración de la documentación deja la información inutilizable para cualquier uso indebido por parte de terceros. Los residuos resultantes son posteriormente trasladados a un gestor de reciclaje para un máximo respeto con el medioambiente y en cumplimento de la Ley 22/2011 de gestión de residuos. El certificado de destrucción se emite al finalizar el proceso, garantizando de esta manera el cumplimiento por parte del cliente del artículo 4.5 de la Ley Orgánica 15/99 de Protección de datos.

4º Externalización de la custodia y/o de la digitalización de su documentación

Por mucho menos de lo que puede pensar, existen opciones alternativas a la destrucción masiva. Una de ellas es la externalización de su archivo.  No tendrá que preocuparse más por buscar espacio o personal para gestionar su documentación. Todos estos costes y  tareas sin valor añadido para su negocio serán realizados por expertos en gestión documental. Le permitirán pasar de gastos fijos a variables y tendrá un mejor control y seguimiento de sus fondos documentales.   

Si tiene que consultar frecuentemente su documentación, la solución más adecuada es la digitalización para agilizar la gestión diaria y aumentar la productividad de sus procesos.

Desde hace más de 28 años, el grupo Everial ofrece soluciones ágiles y prácticas en sus servicios de custodia, digitalización y/o destrucción certificada. Puede solicitar más información llamando al 91 879 03 00 o enviando un correo a contact@everial.es