Sabemos que cuando estás planeando un evento, no importa el tamaño, estás pensando en cientos y en cosas diferentes a la vez tratando de asegurar la perfección. No importa lo duro que trabaje, las cosas no siempre van de acuerdo al plan. Éstos son algunos de los errores más comunes que los planificadores de eventos hacen y consejos para evitarlos, para que su próximo evento puede ser lo más cerca posible de la perfección.
1. Dejar la promoción hasta el último minuto
Ya sea que esté planeando una fiesta, un concierto, un beneficio o una serie de oradores, no darle la palabra sobre el evento le dejará sin audiencia. Asegúrese de promover su evento a través de diferentes canales tan pronto como pueda confirmar la fecha, hora y lugar. De esta manera la gente sabrá que está sucediendo y marcará sus calendarios. En todo esto también puede promocionar fácilmente sus eventos en plataformas de redes sociales y conectar a los usuarios directamente a la página de su causa o hacia la compra de estos pases impresos.
2. Confirmar sus pedidos
Una vez que reserve su lugar, puede que tenga que alquilar muebles, encontrar servicios de restauración, o entretenimiento. Después de hacer eso, asegúrese de confirmar con cada proveedor 48 horas antes del evento real para asegurarse de que ambos están en la misma página acerca de las expectativas, el momento, la ubicación, etcétera. Confirmarlo por correo electrónico es genial, ya que fácilmente puede explicar sus expectativas y recibir una confirmación.
3. Olvidar para comprobar el tiempo y / o designar un cheque
Esto es especialmente importante cuando entramos en los meses más fríos. Si su evento es al aire libre y llueve, ¿Tiene tiendas de campaña? ¿Qué pasa con calentadores en caso de que la noche se enfríe? Si usted espera lluvia, el tener sombrillas adicionales ayudara a que sus invitados tengan un tiempo más agradable.
4. No tener un plan de estacionamiento
Un planificador de eventos experto habrá pensado en la situación de aparcamiento al elegir un lugar. Si estás en una ciudad sin muchas opciones de aparcamiento, asegúrese de considerar lo que el lugar ofrece para los huéspedes. La forma más fácil de arruinar un evento es comenzar a que los asistentes se sientan frustrados antes incluso de entrar en el lugar porque no podrán aparcar su coche. Considere todas las opciones disponibles, ya sea un garaje de estacionamiento cercano. Si la mejor manera de llegar es el transporte público, asegúrese de que sus asistentes lo sepan y proporcione instrucciones claras y sencillas para hacerlo (Google Map hace maravillas en este campo).
5. Subestimar el tamaño de su evento
Las grandes multitudes pueden crear grandes problemas, especialmente si el espacio del evento no es lo suficientemente grande. Asegúrese de que su lugar sea lo suficientemente grande para contener la cantidad de personas que anticipa. Además, piense si está vendiendo boletos adicionales en el lugar, y si es así, ¿Cuántos? Si usted tiene un miedo de que la gente se cuele en su evento, considere utilizar pulseras de silicona para identificar a sus asistentes. ¡Eche un vistazo a Pulserasbaratas.com y vea las opciones! A continuación, puede asegurarse de que sólo las personas con sus bandas personalizadas estén presentes.
El uso de estos consejos seguramente ayudará a evitar muchos de los problemas que los planificadores de eventos parecen enfrentar regularmente, pero siempre prepárese para lo inesperado y tenga algún tipo de plan de contingencia. Sin embargo, asegúrese de respirar, relajarse y hacer todo lo posible para disfrutar del evento.
